Você tem a sensação que não tem tempo para nada? Ou que faz várias coisas, mas não consegue terminar nenhuma? Este post é para você. Leia algumas dicas, baseadas em técnicas cientificamente comprovadas, sobre como ser mais produtivo ao organizar suas ideias e trabalho.
Como ser mais produtivo é um questionamento realizado em quase todas as áreas. Seja qual for o seu trabalho, ou mesmo se você é estudante, muitas vezes você deve ter se questionado sobre como é possível organizar as coisas, sem perder o foco e a criatividade e também evitar o cansaço mental. Você pode pensar que parece muita coisa e uma grande promessa, mas já adiantamos que existem técnicas, softwares e aplicativos que podem auxiliar nesta importante tarefa de se manter produtivo e balancear os momentos “mão na massa” com os momentos de refletir sobre o que se está fazendo.
Neste post, reunimos algumas dicas podem ajudar você a manter o fluxo das coisas, a criatividade, o otimismo e criar uma rotina – algo essencial para quem planeja otimizar o tempo para uma melhor produtividade.
Como ser mais produtivo?
Antes de tudo, pergunte-se se você realmente precisa ser mais produtivo. Eu acredito que devemos buscar ser mais produtivos principalmente quando estamos trabalhando em projetos pessoais nossos – como blogs, canais no youtube, softwares de nossa autoria, nosso próprio negócio, nosso estudo – que levam nosso nome, nosso crédito e nossas ideias.
Talvez não faça tanto sentido assim você tentar produzir mais para algo que, no final das contas, não te pertence. Não caia fácil assim nesse papo de “trabalhe como se você fosse o dono da empresa” se você não for mesmo. Fique atento para não acabar vangloriando um estilo de vida ocupado e que lhe deixar sempre cansado, não te recompensando o suficiente ao final.
Observe que não estamos falando para você deixar de fazer o que deve fazer no seu trabalho, mas sim que saiba priorizar o que realmente merece a sua atenção e energia e que vai lhe garantir bons frutos no futuro e aquela sensação prazerosa de pertencimento. Dificilmente você vai encontrar um ambiente de trabalho que diga para você trabalhar menos, para passar mais tempo cultivando o ócio criativo, divertindo-se com sua família ou amigos.
A Lei de Parkinson
A Lei de Parkinson é uma curiosa norma social que explica por que não temos tempo para nada. Segundo esta lei, quanto mais tempo livre um trabalhador tem, mais ele vai desperdiçá-lo.
Em seu ensaio original, O historiador Cyril Northcote Parkinson, especialista na Marinha Britânica, apontou que, embora o número de navios da Marinha tenha diminuído em dois terços e o pessoal em um terço, entre 1914 e 1928, a quantidade de burocratas no serviço havia aumentado quase 6% ao ano. Havia menos pessoas e menos trabalho para gerenciar, mas o gerenciamento em si ainda estava em expansão. Parkinson argumentou que isso se devia a fatores independentes das necessidades operacionais da Marinha.
“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”. Cyril cunhou essa frase para a abertura do ensaio quando o publicou na revista The Economist, em 1955, e o conceito ainda vale hoje em dia.
Aplicando a Lei de Parkinson para ser mais produtivo
As pessoas veem a lei aparecer em suas atividades diárias. Não importa quantas coisas haja sob responsabilidade de uma pessoa, ela tende a concluí-las. Isso leva à frase, “se você quer que algo seja feito, dê para alguém ocupado” pois parece que as pessoas ocupadas são melhores em “gestão de tempo.” Enquanto isso até pode ser verdade, é justo afirmar que, como eles estão fazendo mais, seu trabalho não está expandindo indefinidamente para preencher tempo não-ocupado.
Se você quiser utilizar a Lei de Parkinson a seu favor, como uma forma de cumprir seus prazos e de quebra sobrar tempo para fazer outras coisas, terá que fazer isso por conta própria. Talvez não seja bom nem dizer a seu chefe, pois é possível que ele mande ainda mais trabalho sem sentido, já que você está “sem fazer nada”.
Para realizar esse experimento, tente dar para si mesmo prazos muito menores do que os originais. Você leva dias para começar a fazer o Imposto de Renda, mas sabe que consegue fazer a declaração em algumas horas; leva dias para estudar para a prova, mas sabe que consegue revisar todo o conteúdo do semestre em um dia. Basta ter a motivação correta e um prazo curto.
Um bom ponto de partida é definir para si próprio um prazo 75% menor do que o prazo costumeiramente estabelecido para esse tipo de tarefa. Com apenas um quarto do tempo disponível, você não ficará enrolando, inventando necessidades, ou buscando um inatingível perfeccionismo. Defina um prazo e cumpra-o.
Busque também focar na atividade que você está fazendo e terminá-la o mais rápido possível. Você pode definir uma meta e dividi-la em várias metas menores. Isso vai ajudar na organização do seu trabalho e para você ter controle sobre o seu progresso.
Existem algumas técnicas ótimas para organizar seu trabalho o tempo que você usa nelas. Vamos falar sobre estas técnicas logo mais no texto.
Pense em resultado, mas também no caminho até chegar a ele
A vontade de aumentar a produtividade, se for real, precisa vir com uma motivação. Pode ser aumentar o seu número de vendas, lançar um produto, fazer um site ou um blog, ficar mais conhecido, ou apenas para se auto desafiar. Mas, saiba qual o que te motiva desde o começo, lembre-se dessa necessidade o tempo todo.
Você pode deixar um post-it nas primeiras páginas do caderno em que faz anotações do seu projeto, ou até mesmo na tela do seu computador, como também programar seu celular para te notificar periodicamente do seu objetivo. Não exite em fazer isso, mesmo que pareça algo fútil como só “conseguir fama”. Tenha orgulho dos seus sonhos e dos seu projetos!
A realidade é que esse objetivo e essa necessidade vão te guiar e te manter firme nessa jornada. Comece a pesquisar sobre pessoas, lugares ou sobre experiências que te inspiram. Isso vai ajudar muito na sua motivação e produtividade.
Técnicas que funcionam
Existem várias técnicas para te ajudar a ser mais produtivo, mas é preciso entender e descobrir qual combina mais com você e com o trabalho que você está se propondo a fazer. Vamos abordar aqui a técnica pomodoro, a técnica Getting Things Done, a técnica de checklists e o método Kanban.
Não se prenda apenas ao que vamos falar aqui sobre elas. Há tutoriais muito simples de como usá-las, além de sites e aplicativos que você pode utilizar. Portanto, pesquise sobre cada uma delas e teste. Além disso, é importante você se conhecer e testar coisas novas e aprender o que te faz bem. As vezes você sempre acreditou que é uma pessoa que trabalha melhor a noite, mas se experimentar acordar cedo durante uma semana descobre que consegue produzir muito mais. Só assim você vai saber o que melhor se encaixa com o seu perfil e necessidades.
Técnica Pomodoro
A técnica pomodoro consiste em usar um timer para intercalar 25min de trabalho com 5 de descanso, e daí por diante. Ela foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha, em formato de tomate (pomodoro, em italiano) para organizar suas tarefas.
O timer girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções, e descansava durante 5 minutos. Ao perceber que sua técnica teve efeito, a divulgou através do livro “The Pomodoro Technique“.
A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Cada bloco é chamado de pomodoro, com duração de 2 horas, e cada pomodoro é dividido em 4 pomodoris de meia hora cada.
Os pomodoris contêm uma lista de tarefas que você precisa fazer. Então você configura um timer de 25 minutos, podendo ser o celular ou um aplicativo próprio, e executa as atividades até que o timer finalize a contagem do tempo. Então, você descansa por 5 minutos, fazendo qualquer atividade que não esteja relacionada à tarefa que estava executando (ex: tomar um café, dar uma caminhada, ir ao banheiro).
Ao final de 4 pomodoris, você pode fazer um intervalo maior de descanso, de 15 a 30 minutos. Esses intervalos entres os pomodoros são fundamentais para “oxigenar o seu cérebro” e aumentar a agilidade mental.
Técnica Getting Thins Done (GTD)
Getting Things Done, ou GTD, é um sistema popular de gerenciamento de tarefas criado pelo consultor de produtividade David Allen. A metodologia é baseada em uma verdade simples: quanto mais informações você tem em sua cabeça, mais difícil é decidir o que precisa de atenção. Como resultado, você passa mais tempo pensando nas tarefas do que na execução delas. Quando as informações se acumulam na sua cabeça, o estresse, a sobrecarga e a incerteza aparecem.
Allen observou que nosso cérebro é muito melhor no processamento de informações do que no armazenamento delas. É como se a sua cabeça fosse um “escritório tosco”. O método GTD mostra como despejar toda a desordem mental em um sistema externo e organizá-lo para que você possa se concentrar nas coisas certas, nos momentos certos. Quando o fluxo de trabalho do GTD estiver configurado corretamente, você poderá responder com confiança “no que devo trabalhar?” a qualquer momento, sem se preocupar em esquecer algo importante que precisa fazer mais tarde.
O método GTD é composto de cinco práticas simples para sistematizar a desordem no seu cérebro e fazer o que precisa ser feito: Capturar tudo, Esclarecer, Organizar, Revisar e Engajar.
Apesar de exigir um investimento inicial de tempo e energia para ser implementado, o uso consistente do GTD compensa. Você não vai mais precisar mais se preocupar com o esquecimento de prazos ou com a perda de uma tarefa importante. Em vez disso, você poderá responder às informações recebidas com calma e priorizar seu tempo com confiança.
Técnica de Checklists
Esta é uma técnica simples, chegando até mesmo a ser óbvia, mas muito eficaz se executada corretamente. Atul Gawande, autor do best seller The Checklist Manifesto (2011), traz a ideia de que, no século XXI, nós já acumulamos muita informação. E isso faz com que erros evitáveis sejam comuns em nossas atividades.
A técnica parte do princípio de que em ambientes complexos, ou ambientes em que se necessita fazer muitas tarefas que já se conhecem os padrões, os profissionais enfrentam duas grandes dificuldades: a falha de memória e de atenção, e quando os profissionais acham que podem “cortar caminho” removendo etapas que julgam desnecessárias.
O Checklist serve como um suporte importantíssimo diante da falha que nossa memória pode apresentar em decorrência das tarefas operacionais. O Checklist pode auxiliar os indivíduos ou a equipe de trabalho na execução das tarefas certas da maneira certa. Retrabalhos e erros evitados alavancam a produtividade e aumentam a otimização do tempo.
Para fazer a sua Checklist, existem alguns passos essenciais a serem executados: definir o que precisa ser verificado, definir a frequência de utilização da lista, definir quem e quando irá utilizar a lista, definir os itens a serem verificados e testar a lista.
Método Kanban
O Kanban foi desenvolvido pelo japonês Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, no fim dos anos 40. Ohno percebeu que poderia melhorar o sistema de produção da Toyota se incorporasse elementos de produção otimizada: em vez de criar novos produtos com base na demanda prevista, a estrutura Kanban de Ohno produzia e refornecia produtos como resultado da demanda dos consumidores.
A estrutura Kanban transformou a técnica de fabricação da Toyota de um processo de “empurrar” (os produtos são empurrados para dentro do mercado) para um processo de “puxar” (os produtos são criados a partir da demanda do mercado). Para a Toyota, isso resultou em estoques menores, sem que a empresa deixasse de ser um concorrente de peso no mercado.
O Quadro Kanban é uma ferramenta para visualização e um dos componentes chave do método Kanban. Originalmente construído usando um quadro em branco, ele é dividido em colunas e raias. Cada coluna representa uma etapa do fluxo de trabalho e as raias separam diferentes tipos de atividades. Quando uma tarefa entra no seu fluxo de trabalho, ele é colocado em um cartão Kanban que passa por cada coluna do quadro. É por isso que você pode chamá-lo de quadro de tarefas Kanban.
Resumindo, todo quadro de tarefas Kanban é dividido em três seções básicas que mostram a situação das suas tarefas: À fazer, Em progresso e Concluído. O Kanban é uma forma de ajudar as equipes a encontrar um equilíbrio entre o trabalho que precisam fazer e a capacidade de realização de tarefas. Ele é muito utilizado em equipes que precisam distribuir as tarefas e saber o que os demais estão fazendo.
Para um mapeamento mais detalhado do seu processo, você possui a liberdade de criar quantas subseções precisar para visualizar seu fluxo de trabalho com a maior precisão. Por exemplo, uma equipe pode ter um quadro de tarefas Kanban consistente de múltiplas colunas e raias.
Você tem mais tempo do que acha
Sabe aquele projeto que está na sua gaveta a mais de um ano, que você ainda não começou por “não ter tempo”? Então, talvez isso seja mentira.
Em 2017 eu resolvi que iria falar SIM para todas as boas oportunidades que me aparecessem. Isso acabou me sobrecarregando um pouco, mas me fez descobrir que eu tenho muito mais tempo do que acho que tenho. Isso porque eu ficava gastando momentos em que eu podia estar aprendendo, criando e ganhando dinheiro em vez de procrastinando.
Nós sempre temos mais tempo do que imaginamos. Estamos sempre dando scroll em alguma timeline, ou abrindo a geladeira para pensar. Talvez transformar esses momentos de espairecimento em produtividade pode ser bom para seus resultados. Mas não se esqueça de descansar também!
Não conseguiu descobrir como ser mais produtivo? Considere fazer um curso
Entendemos o quanto é difícil ter foco no ambiente de trabalho, no estudo ou nos seus projetos pessoais. Se você sente que tem coisas demais pra fazer, dificuldade com sobrecarga, ansiedade ou procrastinação, que tal uma ajuda?
Por isso, trazemos para você uma dica de curso para que você possa aprender a criar novos hábitos que te farão alcançar seus objetivos, com menor esforço e em menos tempo.
O que importa é o resultado. E isso é possível ser alcançado com poucas horas por dia e com esforço concentrado no que é realmente importante e impactante para seus objetivos. O curso Foco e Produtividade, da Unimble, guia você para transformar o foco em hábito, de forma leve e dentro da sua realidade, através de tecnologia, conhecimento e prática.